Aujourd’hui, le travail collaboratif est dans tous les secteurs. Vous ne pouvez pas exiger de vos collègues, clients, élèves d’avoir le même logiciel que vous (surtout s’il est payant). Voici donc 10 conseils qui vont vous faciliter la vie :
Format standard ouvert
Tout le monde n’utilise pas forcément la suite Microsoft Office. Au lieu de prendre les formats propriétaires de Microsoft, adoptez les formats standards ouvert : OpenDocument Format (ODF).
Utilisez les commentaires au lieu des suivis des modifications.
Comme les programmes ne sont pas compatibles à 100%, évitez les suivis de modifications. Optez pour les commentaires
Conservez toujours un original
Cela vous évitera de pleurer si un de vos collègues détruit le document qui vous avez décider de partager.
Annoncez-vous
Lorsque vous travaillez à plusieurs, et que vous ajoutez des commentaires, commencez toujours avec vos initiales ou votre nom, ainsi ce sera plus facile à tout le monde de voir qui a écrit quoi
Modifiez votre couleur de modification
Avant de modifier quoique ce soit, pensez à attribuer une couleur à chaque collaborateur (et garder bien en tête). Cela permettra de faire des modifications dans le texte et de voir directement l’endroit où cela a été fait.
Partagez via le net
Utilisez le Cloud à bon escient (n’utilisez pas les mails). Vous avez de bons systèmes qui permettent le partage des fichiers. Si vous voulez gérer le cloud vous-même, optez pour ownCloud. Prévenez toujours les gens quand vous travaillez, cela évitera les ouvertures de fichiers uniquement en lecture.
Enregistrez les différentes versions
Cela vous permettra de faire du versioning et ainsi voir l’évolution de vos documents.
Datez les noms de fichiers
Cela vous permettra de rapidement retrouver un fichier en fonction de la date. De plus, ils seront classés par date.
Protégez vos fichiers par mot de passe
Vous ne serez pas protégé à 100%, mais cela est une barrière de protection en plus (surtout pour la modification)
Toujours utiliser un antivirus
Comme vous allez échanger avec d’autres collaborateurs, l’antivirus est plus que conseillé.
Ceux ne sont que quelques conseils, mais c’est toujours bon à avoir en tête. De plus cela va vous aider à collaborer sans stress.
Vous trouverez l’article original sur : http://www.zdnet.fr/actualites/pratique-dix-conseils-pour-faciliter-la-collaboration-entre-suites-bureautiques-39805813.htm#xtor=123456
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